Inleiding:

Er kunnen zich situaties voordoen, waarin een HO geen tijdige of adequate reactie krijgt van de vastgoedmanager. Indien een betamelijke reactie uitblijft, moet er de mogelijkheid zijn om te escaleren: “de escalatieprocedure”.

Bij het niet of onvoldoende afhandelen van een verzoek of probleem door de vastgoedmanager (beheerder), mag een HO in de persoon van een bestuurs – of commissielid voor het vraagstuk de hieronder vermelde escalatieprocedure in werking stellen.

Voorwaarden:

• Het vraagstuk dient van substantiële aard te zijn met als consequentie, dat:

1. één of meerdere bewoners ernstig hinder ondervinden in het woongenot.
2. één of meerdere bewoners verhoogde financiële lasten hebben.
3. de service kosten nadelig worden beïnvloed.

• De vastgoedmanager is tijdig via e-mail op de hoogte gebracht van het vraagstuk en heeft een redelijke termijn gehad om het af te handelen.
• Aan de vastgoedmanager dient vooraf via e-mail gemeld te worden dat bij niet of onvoldoende afhandelen de HO na 10 werkdagen de assetmanager hierover zal benaderen.

Hierbij dient wel aangetekend te worden dat de escalatieprocedure niet bedoeld is voor situaties, waarin het antwoord van de vastgoedmanager niet naar tevredenheid van de HO is en/of de HO inhoudelijk niet eens is met het antwoord. De HO moet er van uit gaan dat de vastgoedmanager een standpunt inneemt dat door CBRE I M gedeeld wordt.

• Indien binnen die 10 dagen de vastgoedmanager meldt dat tot uitvoering is overgegaan, dient de HO de uitvoering hiervan af te wachten.
• Indien naar het oordeel van de HO het vraagstuk niet of onvoldoende is afgehandeld, neemt de HO via e-mail contact op met de assetmanager, het e-mailadres wordt als volgt samengesteld: voornaam.achternaam@cbreim.com. (Voorbeeld voor Jan Jansen: jan.jansen@cbreim.com)
• Indien de HO en de assetmanager hierover geen overeenstemming bereiken, mag de escalatieprocedure door de HO gestart worden.

Escalatieprocedure in stappen:

1. Mocht bovengenoemde voorwaarde/werkwijze onverhoopt geen oplossing bieden voor het vraagstuk en blijkt het vraagstuk meer beleidsmatig te zijn, dan kan de situatie aanhangig worden gemaakt bij de directie van CBRE I M via e-mail*) aan Head of Asset Management Residential met kopie aan de vastgoedmanager, assetmanager en bestuur Huurdersplatform.
2. De directie van CBRE I M zal binnen 5 werkdagen hierop reageren met vermelding van haar besluit.
3. Haar besluit zal op het eerstvolgende overleg tussen directie CBRE I M en bestuur van het platform worden besproken alsmede op de eerstvolgende AV.

 

*)Ook dit e-mailadres is samen te stellen op bovengenoemde wijze met de voornaam.achternaam van de dan in dienst zijnde functionaris.