Huishoudelijk Reglement

CBRE  Huurdersplatform

Huishoudelijk Reglement

 

Dit reglement is een uitwerking van artikel 12 uit de Statuten.

Arnhem, 10 november 2022

Artikel 1

LIDMAATSCHAP

  1. De huurdersorganisatie, die van de vereniging lid wil worden, moet zich daarvoor schriftelijk opgeven bij het bestuur van de vereniging. Het bestuur kan daarbij in geval van een vereniging om de statuten en het inschrijvingsnummer van de Kamer van Koophandel verzoeken.
  2. Over het toelaten van een aanvrager als lid beslist het bestuur. Het besluit wordt genomen in de eerstvolgende bestuursvergadering en binnen een week na die bestuursvergadering aan de aanvrager meegedeeld. Een afwijzend besluit wordt met redenen omkleed.
  3. Tegen een afwijzend besluit als bedoeld in het vorige lid kan de aanvrager binnen vier weken na ontvangst van de kennisgeving van het afwijzend besluit schriftelijk beroep instellen bij de Algemene Vergadering.
  4. De Algemene Vergadering is bevoegd een aanvrager alsnog als lid tot de vereniging toe te laten.

5    Het lidmaatschap eindigt:

  1. door schriftelijke opzegging door het lid vóór één oktober van het verenigingsjaar;
  2.  door schriftelijke opzegging door het bestuur namens de vereniging; deze kan geschieden wanneer een lid heeft opgehouden te voldoen aan de vereisten die door de statuten aan het lidmaatschap worden gesteld, alsmede wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren;
  3. door ontzetting door het bestuur; deze kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt;
  4. doordat het lid ophoudt te bestaan.
  1. Tegen een schriftelijke opzegging en tegen een ontzetting door het bestuur kan een lid binnen vier weken na ontvangst van de kennisgeving van het besluit schriftelijk beroep instellen bij de Algemene Vergadering.
  2. Leden, die handelen in strijd met de statuten of het huishoudelijk reglement van de vereniging, of die zich niet gedragen naar het besluit van de Algemene Vergadering, of naar de besluiten die het bestuur van de vereniging krachtens de statuten of ingevolge opdracht van de Algemene Vergadering genomen heeft, kunnen door het bestuur worden geschorst voor maximaal vier weken. Bij een schorsing voor een langere periode dient het bestuur aan de Algemene Vergadering gelijktijdig het voorstel te doen tot ontzetting uit het lidmaatschap. Geschorste leden zijn verstoken van alle rechten die uit het lidmaatschap voortvloeien. Zij behouden het recht om op de Algemene Vergadering, waar de schorsing of de voorgestelde ontzetting wordt behandeld, aan de beraadslagingen deel te nemen

 

Artikel 2

ALGEMENE VERGADERINGEN

  1. De Algemene Vergaderingen worden zo vaak als noodzakelijk is, doch minimaal twee maal per jaar.
  2. De Algemene Vergaderingen worden schriftelijk, of per e-mail, bijeengeroepen door de secretaris veertien dagen voor aanvang van de vergadering, respectievelijk op de wijze voorzien in artikel 4 van de statuten. De bijeenroeping gaat vergezeld van een agenda en de voor de vergadering benodigde vergaderstukken.
  3. Alleen over op de agenda staande punten kunnen tijdens de vergadering moties en/of tegenvoorstellen worden ingediend, die desgewenst in stemming kunnen worden gebracht.
  4. De op de Algemene Vergadering genomen besluiten dienen door het bestuur te worden uitgevoerd.
  5. Door de Algemene Vergadering ingenomen standpunten over huurderszaken en huurdersaangelegenheden worden door het bestuur op verzoek van de Algemene Vergadering ter kennis gebracht aan CBRE Investment Management, overheid of de betreffende instantie of instelling.

Artikel 3

NOTULEN EN VERSLAGEN MAKEN VAN VERGADERINGEN

De notulen en verslagen van vergaderingen worden gemaakt door de secretaris. Een actielijst dient te worden bijgevoegd. Bij de notulen van de Algemene Vergadering dienen tevens presentielijsten te worden gevoegd.

Artikel 4

SCHORSING ALGEMENE VERGADERINGEN

De Algemene Vergadering kan voor een bepaalde tijd worden geschorst door de voorzitter. De agenda wordt na de hervatting op de eerder vastgestelde volgorde afgewerkt. De voorzitter bepaalt de duur van de schorsing.

 

Artikel 5

ADVISEUR

Het bestuur kan te allen tijde adviseurs inschakelen. Deze kunnen door de voorzitter ter vergadering worden uitgenodigd om adviezen toe te lichten en desgewenst verder informatie te verstrekken.

 

Artikel 6

BESTUUR

  1. Werkwijze
  2. De bestuursvergaderingen zijn niet toegankelijk voor niet bestuursleden tenzij op persoonlijke uitnodiging van het bestuur.
  3. De bestuursvergaderingen worden schriftelijk, of per e-mail, bijeengeroepen door de secretaris namens de voorzitter of namens tenminste twee bestuursleden zeven dagen vóór aanvang van de bestuursvergadering.
  4. De bijeenroeping gaat vergezeld van een conceptagenda en de voor de bestuursvergadering noodzakelijke bestuursstukken.
  5. De navolgende vaste agendapunten zullen tenminste voor de reguliere bestuursvergadering worden opgenomen:
  • vaststelling agenda;
  • vaststelling notulen vorige vergadering;
  • mededelingen;
  • lijst ingekomen post en verzonden post;
  • verslagen van de werkgroepen;
  1. De notulen en actielijst van iedere bestuursvergadering worden binnen twee weken aan alle bestuursleden verzonden.
  2. Het bestuur beraadslaagt vertrouwelijk. Ook bestuursstukken kunnen vertrouwelijk zijn. Dit wordt dan extra met het woord “vertrouwelijk” op het bestuursstuk aangegeven. De bestuursleden verplichten zich dan de vertrouwelijkheid in acht te nemen.
  3. Bestuursleden kunnen zich tot de voorzitter richten met het gemotiveerde verzoek de vertrouwelijkheid in acht te nemen.
  4. De voorzitter is belast met de leiding van de bestuursvergadering van het bestuur.
  5. Het bestuur kiest uit zijn midden vertegenwoordigers ter voordracht in de organisaties waaraan het CBRE Huurdersplatform deelneemt.
  6. De contactpersonen van de werkgroepen alsmede de vertegenwoordigers in de diverse organen moeten in de bestuursvergadering een toelichting geven op de verslagen en lopende werkzaamheden van deze werkgroepen en organisaties.
  7. Besluiten op de bestuursvergadering kunnen slechts worden genomen, wanneer tenminste de meerderheid van het aantal bestuursleden ter vergadering aanwezig is. Indien dit quorum niet aanwezig is roept de voorzitter opnieuw een bestuursvergadering bijeen. Als een besluit, dat afwijkt van het conceptbesluit, in stemming wordt gebracht, wordt dit besluit geformuleerd door de voorzitter.
  8. Na elke Algemene Vergadering voorziet het bestuur in eventuele vacatures en bestuurswerkgroepen, die zijn ontstaan door het aftreden van bestuursleden en overige wijzigingen. De nieuwe bestuurssamenstelling en bestuursfuncties worden hierna schriftelijk ter kennis gebracht aan CBRE en de Kamer van Koophandel.
  9. Contacten met de pers geschieden na beraadslaging van het bestuur zoveel mogelijk via een persbericht. Mondelinge toelichting hierop en interviews worden door de voorzitter en/of een ander aangewezen bestuurslid gegeven. Negatieve beeldvorming van het CBRE Huurdersplatform dient te worden voorkomen.
  10. Rooster aftreden

Het aftreden van een bestuurslid geschiedt uiterlijk in het derde jaar na diens (laatste her) verkiezing. De leden van het bestuur zijn met in achtneming van het bepaalde in de statuten terstond herkiesbaar.

Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter, secretaris, penningmeester en een vicevoorzitter aan. Het bestuur kan voor voorzitter, secretaris en penningmeester een plaatsvervanger aanwijzen.

 

Artikel 7

BESTUURSSTUKKEN

  1. Bestuurstukken zijn die stukken die relevant zijn ten behoeve van het functioneren van het bestuur. Bestuurstukken zijn in ieder geval:
  • notulen van het bestuur;
  • verslagen van werkgroepen waarin vertegenwoordigers van het Platform zitting hebben;
  • jaarstukken van het CBRE Huurdersplatform;
  • begroting;
  • vergaderschema’s van bestuurs- en ledenvergaderingen;
  • lijst ingekomen en verzonden stukken;
  • verslagen overige vergaderingen met CBRE Investment Management.
  1. Bestuursstukken worden ter kennis gebracht aan bestuursleden.
  2. Bestuursleden hebben het recht alle ingekomen en verzonden stukken ter informatie ter inzage te krijgen op de bestuursvergadering. Zij kunnen dit tijdens de behandeling van de lijst kenbaar maken.

Artikel  8

ONTSTENTENIS VAN DE VOORZITTER

Bij ontstentenis van de voorzitter vervangt de vicevoorzitter de voorzitter. Bij ontstentenis van beiden voorziet de vergadering in haar leiding.

Artikel  9

DE VOORZITTER

  1. De voorzitter is belast met de leiding van de bestuursvergadering van het bestuur en de Algemene Vergaderingen.
  2. De voorzitter zal de agendapunten, die besproken moeten worden, zodanig inleiden dat iedereen in staat is herover zijn mening te geven.
  3. Nadat een ieder de gelegenheid heeft gehad tot zijn/haar inbreng, geeft de voorzitter een samenvatting en formuleert de besluiten.
  4. De voorzitter coördineert de bestuurswerkzaamheden en draagt er zorg voor dat besluiten binnen gestelde tijdsduur en volgens de vastgestelde procedures worden uitgevoerd.
  5. De voorzitter en/of een ander aangewezen bestuurslid onderhoudt namens het bestuur de contacten met de pers.
  6. Wettelijke stukken worden door de voorzitter mede ondertekend. Naast de voorzitter tekent het bestuurslid onder wiens portefeuille de stukken gezien hun inhoud vallen.

Artikel  10

DE VICEVOORZITTER

De voorzitter kan aan de vicevoorzitter taken delegeren.

Artikel  11

DE SECRETARIS

  1. De secretaris draagt zorg voor en is respectievelijk verantwoordelijk voor:
  • de agenda en de notulen van de Algemene Vergaderingen en de bestuursvergaderingen van het bestuur;
  • behandeling bestuurs- en verenigingspost;
  • beheer van het archief;
  • het aftredingsrooster;
  • de leden administratie
  • de lijst met functies en samenstelling werkgroepen;
  • de vergaderschema’s;
  • coördinatie tussen de werkgroepen;
  1. De secretaris zorgt voor informatieoverdracht aan het bestuur van alles wat hem/haar ter kennis wordt gebracht.
  2. De secretaris coördineert het wijzigen van de statuten en het huishoudelijk reglement.
  3. De secretaris draagt zorg voor bijgewerkte lijsten met namen en adressen alsmede de samenstelling van bestuur van CBRE Huurdersplatform en werkgroepen.
  4. De secretaris draagt zorg voor het indienen van subsidieaanvragen.
  5. Uitgaande stukken worden door de secretaris ondertekend.

 

 

 

Artikel  12

DE PENNINGMEESTER

  1. De penningmeester beheert de financiën en verzorgt de financiële administratie.
  2. De penningmeester verzorgt de begroting en het financieel jaarverslag.
  3. De penningmeester belegt de reserve en niet direct benodigde gelden van de vereniging op zo hoog mogelijk rentegevende rekeningen bij een bank.
  4. De penningmeester (en bij zijn/haar ontstentenis de 2e penningmeester) is namens de vereniging gemachtigd betalingen te verrichten tot elk bedrag als daar binnen de begroting rekening mee gehouden is. Voor betalingen buiten de begroting is een besluit van het bestuur vereist.
  5. De penningmeester bewaakt de financiële begroting en doet verslag aan het bestuur wanneer de begroting dreigt overschreden te worden.
  6. De penningmeester draagt zorg voor de financiële stukken ten behoeve van de subsidieaanvragen.
  7. De penningmeester draagt zorg voor de inkopen van de vereniging en controleert de te betalen rekeningen op juistheid. Hij zorgt voor de tijdige betalingen van rekeningen.
  8. Uitgaande financiële stukken en contracten, die financiële consequenties voor de vereniging hebben, worden door de penningmeester mede ondertekend.
  9. De penningmeester draagt zorg voor inzage van financiële stukken aan de door de Algemene Vergadering benoemde kascontrolecommissie.

 

Artikel  13

KASCONTROLECOMMISSIE

  1. Benoeming en samenstelling
  2. De leden kiezen en benoemen tijdens de voorjaarsvergadering een kascontrolecommissie, bestaande uit 2 personen, die geen deel uitmaken van het bestuur van CBRE Huurdersplatform.
  3. Indien meer dan twee personen zich kandidaat stellen als kascontrolecommissielid zullen twee personen, die bij de verkiezing de meeste stemmen vergaren benoemd worden.
  4. Naast deze twee leden wordt tenminste één reserve-commissielid benoemd. Elk jaar wordt een commissielid vervangen door een ander te benoemen lid.
  1. Werkwijze
  2. Binnen twee maanden na beëindiging van het boekjaar, zal de daartoe benoemde kascontrolecommissie de boekhouding (lees financieel jaarverslag, kasboek en overige in relatie hiermee staande bescheiden), controleren en op de voorjaarsvergadering verslag uitbrengen over het door de penningmeester in het afgelopen jaar gevoerde geldelijk beheer.
  3. Indien beheer en boekhouding in orde worden bevonden, zal de kascontrolecommissie de leden van CBRE Huurdersplatform voorstellen het bestuur van CBRE Huurdersplatform in het algemeen en de penningmeester in het bijzonder schriftelijk décharge te verlenen over beheer en boekhouding van het betreffende boekjaar.

 

 

 

 

 

Artikel  14

CONTINUÏTEITSCOMMISSIE

De leden kiezen en benoemen tijdens de voorjaarsvergadering een continuïteitscommissie, bestaande uit 2 personen, die geen deel uitmaken van het bestuur van CBRE Huurdersplatform. Bij voorkeur worden hiervoor twee oud bestuursleden kandidaat gesteld.

 

Artikel  15

VERKIEZINGSCOMMISSIE

Het bestuur is bevoegd uit de Algemene Vergadering een verkiezingscommissie samen te stellen ter uitvoering van de verkiezingen van één of meerdere nieuwe bestuursleden.

 

Artikel  16

WERKGROEPEN

  1. Het bestuur is bevoegd werkgroepen samen te stellen en aan deze werkgroepen bepaalde onderdelen van zijn bestuurstaak op te dragen.
  2. Voorbeelden van werkgroepen zijn:
  3.   Informatie en dienstverlening
  4. PR en ledenwerving

Artikel  17

JAARVERSLAG EN FINANCIEEL VERSLAG

 

Ieder jaar stelt het bestuur een jaarverslag en financieel verslag op dat, na goedkeuring door de Algemene Vergadering, wordt verzonden aan alle leden, bestuursleden en CBRE Investment Management.

Artikel  18

WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT

  1. Dit reglement treedt in werking op de dag nadat het door de Algemene Vergadering is vastgesteld.
  2. Het reglement en aanvullingen worden ter kennis gebracht aan alle leden en CBRE Investment Management.
  3. Vaststelling en wijziging vinden plaats bij gewone meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen op de Algemene Vergadering.

Artikel  19

SLOTBEPALING

In gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement en de Statuten niet voorzien, beslist het bestuur van het CBRE Huurdersplatform.

VASTGESTELD IN DE ALGEMENE VERGADERING VAN: 10 november 2022.