Huishoudelijk Reglement
Dit reglement is een uitwerking van artikel 12 uit de Statuten.
Artikel 1
ALGEMENE VERGADERINGEN
De Algemene Vergaderingen worden zo vaak als noodzakelijk is bijeengeroepen, doch minimaal twee maal per jaar.
- De Algemene Vergaderingen worden schriftelijk, of per e-mail, bijeengeroepen door de secretaris veertien dagen voor aanvang van de vergadering, respectievelijk op de wijze voorzien in artikel 4 van de statuten. De bijeenroeping gaat vergezeld van een agenda en de voor de vergadering benodigde vergaderstukken.
- Alleen over op de agenda staande punten kunnen tijdens de vergadering moties en/of tegenvoorstellen worden ingediend, die desgewenst in stemming kunnen worden gebracht.
- De op de Algemene Vergadering genomen besluiten dienen door het bestuur te worden uitgevoerd.
- Door de Algemene Vergadering ingenomen standpunten over huurderszaken en huurdersaangelegenheden worden door het bestuur op verzoek van de Algemene Vergadering ter kennis gebracht aan CBRE, overheid of de betreffende instantie of instelling.
Artikel 2
NOTULEN EN VERSLAGEN MAKEN VAN VERGADERINGEN
De notulen en verslagen van vergaderingen worden gemaakt door de secretaris. Een besluitenlijst dient te worden bijgevoegd. Bij de notulen van de Algemene Vergadering dienen tevens presentielijsten te worden gevoegd.
Artikel 3
SCHORSING ALGEMENE VERGADERINGEN
De Algemene Vergadering kan voor een bepaalde tijd worden geschorst door de voorzitter. De agenda wordt na de hervatting op de eerder vastgestelde volgorde afgewerkt. De voorzitter bepaalt de duur van de schorsing.
Artikel 4
ADVISEUR
Het bestuur kan te allen tijde adviseurs inschakelen. Deze kunnen door de voorzitter ter vergadering worden uitgenodigd om adviezen toe te lichten en desgewenst verder informatie te verstrekken.
Artikel 5
BESTUUR
A. Werkwijze
- De bestuursvergaderingen zijn niet toegankelijk voor niet bestuursleden tenzij op persoonlijke uitnodiging van het bestuur.
- De bestuursvergaderingen worden schriftelijk, of per E-mail, bijeengeroepen door de secretaris namens de voorzitter of namens tenminste twee bestuursleden zeven dagen vóór aanvang van de bestuursvergadering.
- De bijeenroeping gaat vergezeld van een conceptagenda en de voor de bestuursvergadering noodzakelijke bestuursstukken.
- De navolgende vaste agendapunten zullen tenminste voor de reguliere bestuursvergadering worden opgenomen:
-
- vaststelling agenda;
- vaststelling notulen vorige vergadering;
- mededelingen;
- lijst ingekomen post en verzonden post;
- verslagen van de werkgroepen;
- rondvraag
- De notulen en besluitenlijst van iedere bestuursvergadering worden binnen twee weken aan alle bestuursleden verzonden.
- Het bestuur beraadslaagt vertrouwelijk. Ook bestuursstukken kunnen vertrouwelijk zijn. Dit wordt dan extra met het woord “vertrouwelijk”op het bestuursstuk aangegeven. De bestuursleden verplichten zich dan de vertrouwelijkheid in acht te nemen.
- Bestuursleden kunnen zich tot de voorzitter richten met het gemotiveerde verzoek de vertrouwelijkheid in acht te nemen.
- De voorzitter is belast met de leiding van de bestuursvergadering van het bestuur.
- Het bestuur kiest uit zijn midden vertegenwoordigers ter voordracht in de organisaties waaraan het Platform deelneemt.
- De contactpersonen van de werkgroepen alsmede de vertegenwoordigers in de diverse organen moeten in de bestuursvergadering een toelichting geven op de verslagen en lopende werkzaamheden van deze werkgroepen en organisaties.
- Besluiten op de bestuursvergadering kunnen slechts worden genomen, wanneer tenminste de meerderheid van het aantal bestuursleden ter vergadering aanwezig is. Indien dit quorum niet aanwezig is roept de voorzitter opnieuw een bestuursvergadering bijeen. Als een besluit, dat afwijkt van het conceptbesluit, in stemming wordt gebracht, wordt dit besluit geformuleerd door de voorzitter.
- Na elke Algemene Vergadering voorziet het bestuur in eventuele vacatures en bestuurswerkgroepen, die zijn ontstaan door het aftreden van bestuursleden en overige wijzigingen. De nieuwe bestuurssamenstelling en bestuursfuncties worden hierna schriftelijk ter kennis gebracht aan CBRE en de Kamer van Koophandel.
- Contacten met de pers geschieden na beraadslaging van het bestuur zoveel mogelijk via een persbericht. Mondelinge toelichting hierop en interviews worden door de voorzitter en/of een ander aangewezen bestuurslid gegeven. Negatieve beeldvorming van het Platform CBRE dient te worden voorkomen.
B. Rooster aftreden
Het aftreden van een bestuurslid geschiedt uiterlijk in het derde jaar na diens (laatste her) verkiezing. De leden van het bestuur zijn met in achtneming van het bepaalde in de statuten terstond herkiesbaar.
Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter, secretaris en een penningmeester aan. Het bestuur kan voor voorzitter, secretaris en penningmeester een plaatsvervanger aanwijzen. Ook is het mogelijk om een vicevoorzitter te benoemen.
Artikel 6
BESTUURSSTUKKEN
- Bestuursstukken zijn die stukken die relevant zijn ten behoeve van het functioneren van het bestuur. Bestuursstukken zijn in ieder geval:
-
- notulen van het bestuur;
- verslagen van werkgroepen waarin vertegenwoordigers van het Platform zitting hebben;
- jaarstukken van het Platform;
- begroting;
- vergaderschema’s van bestuurs- en ledenvergaderingen;
- lijst ingekomen en verzonden stukken;
- verslagen overige vergaderingen met CBRE.
- Bestuursstukken worden ter kennis gebracht aan bestuursleden.
- Bestuursleden hebben het recht alle ingekomen en verzonden stukken ter informatie ter inzage te krijgen op de bestuursvergadering. Zij kunnen dit tijdens de behandeling van de lijst kenbaar maken.
Artikel 7
ONTSTENTENIS VAN DE VOORZITTER
Bij ontstentenis van de voorzitter vervangt de vicevoorzitter de voorzitter. Bij ontstentenis van beiden voorziet de vergadering in haar leiding.
Artikel 8
DE VOORZITTER
- De voorzitter is belast met de leiding van de bestuursvergadering van het bestuur en de Algemene Vergaderingen.
- De voorzitter zal de agendapunten, die besproken moeten worden, zodanig inleiden dat iedereen in staat is herover zijn mening te geven.
- Nadat een ieder de gelegenheid heeft gehad tot zijn/haar inbreng, geeft de voorzitter een samenvatting en formuleert de besluiten.
- De voorzitter coördineert de bestuurswerkzaamheden en draagt er zorg voor dat besluiten binnen gestelde tijdsduur en volgens de vastgestelde procedures worden uitgevoerd.
- De voorzitter en/of een ander aangewezen bestuurslid onderhoudt namens het bestuur de contacten met de pers.
- Wettelijke stukken worden door de voorzitter mede ondertekend. Naast de voorzitter tekent het bestuurslid onder wiens portefeuille de stukken gezien hun inhoud vallen.
Artikel 9
DE VICEVOORZITTER
De voorzitter kan aan de vicevoorzitter taken delegeren.
Artikel 10
DE SECRETARIS
- De secretaris draagt zorg voor en is respectievelijk verantwoordelijk voor:
- de agenda en de notulen van de Algemene Vergaderingen en de bestuursvergaderingen van het bestuur;
- behandeling bestuurs- en verenigingspost;
- beheer van het archief;
- het aftredingsrooster;
- de lijst met functies en samenstelling werkgroepen;
- de vergaderschema’s;
- coördinatie tussen de werkgroepen;
- De secretaris zorgt voor informatieoverdracht aan het bestuur van alles wat hem/haar ter kennis wordt gebracht.
- De secretaris coördineert het wijzigen van de statuten en het huishoudelijk reglement.
- De secretaris draagt zorg voor bijgewerkte lijsten met namen en adressen alsmede de samenstelling van bestuur van Platform CBRE-Huurders en werkgroepen.
- De secretaris draagt zorg voor het indienen van subsidieaanvragen.
- Uitgaande stukken worden door de secretaris ondertekend.
Artikel 11
DE PENNINGMEESTER
- De penningmeester beheert de financiën en verzorgt de financiële administratie.
- De penningmeester verzorgt de begroting en het financieel jaarverslag.
- De penningmeester belegt de reserve en niet direct benodigde gelden van de vereniging op zo hoog mogelijk rentegevende rekeningen bij een bank.
- De penningmeester (en bij zijn/haar ontstentenis de 2e penningmeester) is namens de vereniging gemachtigd betalingen te verrichten tot een bedrag van € 250,00 als daar binnen de begroting rekening mee gehouden is. Boven dit bedrag is een besluit van het bestuur vereist.
- De penningmeester doet driemaandelijks verslag aan het bestuur van de financiële situatie en draagt zorg voor een halfjaarlijks financieel overzicht voor het bestuur.
- De penningmeester bewaakt de financiële begroting en draagt er zorg voor dat deze niet wordt overschreden.
- De penningmeester draagt zorg voor de financiële stukken ten behoeve van de subsidieaanvragen.
- De penningmeester draagt zorg voor de inkopen van de vereniging en controleert de te betalen rekeningen op juistheid. Hij zorgt voor de tijdige betalingen van rekeningen.
- Uitgaande financiële stukken en contracten, die financiële consequenties voor de vereniging hebben, worden door de penningmeester mede ondertekend.
- De penningmeester draagt zorg voor inzage van fianciële stukken aan de door de Algemene Vergadering benoemde kascontrolecommissie.
Artikel 12
KASCONTROLECOMMISSIE
A. Benoeming en samenstelling
- De leden kiezen en benoemen tijdens de voorjaarsvergadering een kascontrolecommissie, bestaande uit 2 personen, die geen deel uitmaken van het bestuur van het Platform.
- Indien meer dan twee personen zich kandidaat stellen als kascontrolecommissielid zullen twee personen, die bij handverheffing de meeste stemmen vergaren benoemd worden.
B. Werkwijze
- Binnen twee maanden na beëindiging van het boekjaar, zal een daartoe benoemde kascontrolecommissie de boekhouding (lees financieel jaaroverzicht, kasboek en overige in relatie hiermee staande bescheiden), controleren en op de Algemene Vergadering in het voorjaar verslag uitbrengen over het door de penningmeester in het afgelopen jaar gevoerde geldelijk beheer.
- Indien beheer en boekhouding in orde worden bevonden, zal de kascontrolecommissie de leden van het platform voorstellen het bestuur van het platform in het algemeen en de penningmeester in het bijzonder schriftelijk décharge te verlenen over beheer en boekhouding van het betreffende boekjaar.
- Na haar controlerende taak te hebben vervuld, treedt de kascontrolecommissie af, ’n lid is terstond en eenmaal herkiesbaar.
Artikel 13
VERKIEZINGSCOMMISSIE
Het bestuur is bevoegd uit de Algemene Vergadering een verkiezings-commissie samen te stellen ter uitvoering van de verkiezingen van één of meerdere nieuwe bestuursleden.
Artikel 14
WERKGROEPEN
- Het bestuur is bevoegd werkgroepen samen te stellen en aan deze werkgroepen bepaalde onderdelen van zijn bestuurstaak op te dragen.
- Voorbeelden van werkgroepen zijn:
a. Informatie en dientsverlening;
b. Pr en ledenwerving
Artikel 15
JAARVERSLAG EN FINANCIEEL VERSLAG
Ieder jaar stelt het bestuur een jaarverslag en financieel verslag op dat, na goedkeuring door de Algemene Vergadering, wordt verzonden aan alle leden, bestuursleden en CBRE.
Artikel 16
WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT
- Dit reglement treedt in werking op de dag nadat het door de Algemene Vergadering is vastgesteld.
- Het reglement en aanvullingen worden ter kennis gebracht aan alle leden en CBRE.
- Vaststelling en wijziging vinden plaats bij gewone meerderheid van geldig uitgebrachte stemmen.
Artikel 17
SLOTBEPALING
In gevallen waarin dit Huishoudelijk Reglement en de Statuten niet voorzien, beslist het bestuur van het CBRE Huurdersplatform.
VASTGESTELD IN DE ALGEMENE VERGADERING VAN : 11 november 2013.